Je hebt eindelijk tijd vrijgemaakt voor dat rapport, die offerte of dat stuk strategie waar je al weken niet aan toekomt. Twee minuten later leunt een collega over je bureau met een vraag over de printer, gaat er twee bureaus verderop een telefoon af, en ben je je concentratie kwijt. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Uit onderzoek van kennisorganisatie TNO blijkt geluid een van de grootste oorzaken van concentratieverlies op kantoor. Na elke onderbreking duurt het gemiddeld 23 minuten voordat je weer op hetzelfde niveau van focus zit.
Dat is precies het probleem met de kantoortuin, het opengewerkte kantoorlandschap dat sinds de jaren negentig de norm is geworden. Bedrijven kozen ervoor omdat het goedkoper is per vierkante meter en omdat het samenwerking zou stimuleren. Alleen blijkt dat laatste in de praktijk niet te kloppen, en de rekening voor concentratie en productiviteit is torenhoog.
Het onderzoek is er, en het is niet mals
Wetenschappelijk onderzoek naar open kantoren bestaat al decennia, en de conclusies zijn opvallend consistent. Een studie naar de effecten van geluid en warmte op kantoorprestaties liet zien dat afleiding door omgevingsgeluid meetbaar de concentratie en het geheugen van medewerkers aantast, ook bij relatief gematigde geluidsniveaus.1 Andere onderzoeken laten zien dat verstaanbare spraak, dus collega's die een gesprek voeren, de grootste bron van afleiding is. Niet het getik van toetsenborden, niet de airco, maar mensen die praten.
Voor jou als ondernemer is dat relevant, ook als je zelf niet in een kantoortuin zit. Als je personeel hebt of ooit aanneemt, bepaalt de indeling van je werkplek voor een groot deel hoeveel werk er daadwerkelijk uit een werkdag komt.
Waarom je brein niet kan multitasken tussen ruis en werk
Concentratie werkt niet als een schakelaar die je aan- en uitzet. Elke keer dat je aandacht wordt getrokken door iets in je omgeving, moet je brein een deel van zijn energie besteden aan het opnieuw opbouwen van de gedachtegang waar je mee bezig was. Dat kost tijd, en het kost mentale energie die je anders aan je werk had kunnen besteden.
Bij taken die weinig denkwerk vragen, zoals e-mails beantwoorden of een simpele lijst afwerken, valt dat mee. Maar bij het soort werk waar ondernemers en kenniswerkers het grootste deel van hun waarde uit halen, zoals een businessplan schrijven, een klant adviseren of een technisch probleem oplossen, is ononderbroken aandacht juist essentieel. Dat noemen productiviteitsonderzoekers ook wel deep work: langere periodes van geconcentreerde inspanning zonder afleiding. In een kantoortuin is dat vrijwel onmogelijk te organiseren, tenzij je er bewust iets aan doet.
Wil je weten hoe je die focus concreet terugkrijgt in je werkdag? Deze tips om je te helpen concentreren zijn een goed startpunt, ook als je zelf geen kantoortuin hebt maar wel merkt dat je aandacht sneller wegzakt dan je zou willen.
Wat je er als werkgever of zzp'er wél aan kunt doen
De oplossing is zelden om de hele kantoorinrichting om te gooien, dat is voor de meeste bedrijven simpelweg niet haalbaar. Wat wel werkt, is een paar gerichte aanpassingen:
- Stille zones instellen. Eén hoek of kamer waar praten niet is toegestaan, geeft mensen een plek om geconcentreerd werk te doen zonder helemaal thuis te hoeven werken.
- Focustijd afspreken. Bijvoorbeeld twee uur per ochtend waarin niemand elkaar stoort tenzij het echt niet kan wachten. Simpel, maar in de praktijk verrassend effectief.
- Noise-cancelling koptelefoons normaliseren. Niet als signaal van "laat me met rust", maar als standaard onderdeel van de werkplek, net als een toetsenbord of muis.
- Vergaderingen uit de werkruimte halen. Een overleg van tien minuten naast iemands bureau kost de hele omgeving veel meer dan tien minuten aan verloren concentratie.
Bij het inrichten van een gezonde werkplek hoort trouwens meer dan alleen geluid. Een goed ingesteld zit-sta bureau speelt ook mee in hoe lang iemand fris en geconcentreerd kan doorwerken.
De kosten die niemand op de begroting zet
Het lastige aan concentratieverlies is dat het nergens in de boekhouding verschijnt. Er is geen factuur voor "twee uur verloren focus per medewerker per dag", terwijl dat wel de werkelijke impact is die veel bedrijven ondervinden. Onderzoek naar open kantooromgevingen laat verlies aan productiviteit zien dat oploopt tot tientallen procenten, precies het soort verlies dat je alleen merkt aan het einde van het kwartaal, als projecten uitlopen en niemand precies kan zeggen waarom.
Als je zelf ondernemer bent en je werkdag voortdurend wordt onderbroken, geldt hetzelfde principe. Het uiterste uit je werkdag halen begint vaak niet met harder werken, maar met minder onderbrekingen toelaten.
Dit is wat je morgen anders doet
Je hoeft niet meteen te investeren in een nieuwe kantoorinrichting om verschil te maken. Begin klein: blokkeer twee uur in je agenda waarin je niet gestoord wordt, zet een koptelefoon op als signaal naar collega's, en verplaats het volgende korte overleg naar een aparte ruimte in plaats van naast iemands bureau. Test het een week en kijk wat het oplevert. De kans is groot dat je merkt hoeveel werk er blijkbaar toch mogelijk was, als de omgeving het maar toeliet.